Werken

Mijn sportbond

Bond as an Service

Digitale sportrevolutie

In de tijd van de digitale revolutie kan de sporter steeds meer zelf organiseren en ligt de macht niet langer bij de bond. De digitale revolutie is ook sportbonden de kans tot een transitie van structuur; een flexibele bond die zich richt op de toekomst.

De bond als service provider, de bond als een dienst (BaaS). Zorgdragen voor de minimale randvoorwaarden is de kerntaak van de bond. Het geven van structuur en het behartigen van belangen. Talenten opleiden tot topsporters.

Met die visie zijn we 3 jaar geleden aangeschoven bij de directie van 2 sportbonden….

Klaar voor de start? Af!

Bonden zijn er voor de top-, wedstrijd- en breedtesport. Van vrijwilligers die wekelijks als jurylid door weer en wind staan te jureren, coaches/trainers die sporters verder helpen, begeleiding die o.a. voor de juiste omstandigheden zorgen om te presteren en natuurlijk de sporters met doelen en uitdagingen om te bewegen en/of te presteren.

De relevantie van de sportbonden zijn met de komst van commerciële partijen behoorlijk onder druk komen te staan. De starre organisatievorm van vele bonden uit het verleden heeft hier niet aan bij gedragen, het is daarom ook aan de sportbonden om te investeren in de inhaalslag.

Als bond wil je voorzien in zoveel mogelijk behoeftes van een sporter.

Van moeten naar willen is de insteek, maar waarom zou je dan bij een bond aangesloten willen zijn? Vooral als lidmaatschappen verschuiven van contributie naar abonnementsvormen moet je als bond anticiperen. De bond dient weer een autoriteit worden, maar niet door het op regelgeving af te dwingen maar op basis van kennis.


Een open platform dat informatie uitwisselt met andere websites

Gedigitaliseerd maar nog niet geautomatiseerd

Na gesprekken met 4 grote sportbonden kunnen we de volgende conclusies trekken mbt tot sportbonden:


  • Veel repetitief werk (administratiekantoor ipv enabler).
  • Veel afhankelijkheid van techneuten (in de wurgreep van leveranciers).
  • Te veel handmatige invoer van data (foutgevoelig).
  • Veel administratie in Excel (Exports, exports, exports).
  • Geen complete historie van sporter, evenement of organisatie (kennis niet overdraagbaar).
  • Geen sluitende financiële processen (koppelingen, maatwerk).

Door altijd te beschikken over real-time informatie, kun je de rollen van provider, facilitator en mediator met verve vervullen. Kennis is je product en dat biedt mogelijkheden. Maak ook je personeel en vrijwilligers vrij van repetitief en administratief werk en gaan ze van noodzaak naar toegevoegde waarde.

Een toekomst bestendig CRM-systeem bestaat niet, althans niet in de traditionele vorm. In de traditionele vorm ben je afhankelijk van leveranciers, waar je eigenlijk juist de onafhankelijkheid na wilt streven om toekomstbestendig te kunnen opereren.

De oplossing schuilt in de opzet van een eigen data-platform van waaruit je de stakeholders voedt met informatie, waarmee je kunt stellen dat een toekomstbestendig CRM bestaat uit een open platform. Je stelt interne en externe ontwikkelaars in staat om eenvoudig nieuwe diensten te ontwikkelen. Gedeelde kosten, kennis & arbeid.

Je verrijkt daarmee de bron van de gegevens en bent zo in staat om inzicht te creëren in de prestatie van je stakeholders. Het is namelijk niet genoeg om de prestaties van alleen je atleten bij te houden, je wilt ook weten hoe verenigingen presteren, hoe het staat met de accommodaties en hoe je officials presteren.


Het dashboard van mijntriathlonNL

Van monolith naar service

Als kennis je product gaat zijn, moet je te alle tijde over actuele informatie beschikken, zonder discrepanties. Wat concreet betekent dat je de transitie moet maken naar één bron, om zo een “Single Point of Truth” te creëren. De bond als dienst, van monolithisch product naar modulaire dienstverlening op verschillende domeinen.

Hierdoor komt ook de investering en verantwoordelijkheid voor de koppeling met de bond bij de leverancier van de verschillende administratiepakketten te liggen, de bond stelt alleen nog maar de informatie ter beschikking. Een open en eerlijk landschap.
Het “open” karakter maakt het mogelijk om bestaande systemen aan te sluiten op het CRM van de bond.


Profielpagina in de Mijn omgeving van de NTB

Ecosysteem met bouwblokken

Na zorgvuldige interviews en analyses zijn de volgende domeinen voor MijnOmgeving opgezet en uitgewerkt:


  • Leden administratie
  • Licentie administratie
  • Financiële administratie
  • Evenement administratie
  • Wedstrijd administratie
  • Klassement & Uitslagen

In veel gevallen is 1 of zijn er meerdere medewerkers of vrijwilligers verantwoordelijk voor de uitvoering van het domein. De domeinkennis (in veel geval niet tastbaar) is via interviews gedocumenteerd om een functionaliteiten-/wensenlijst op te stellen en prioritering aan te brengen.

Naast de specifieke domeinen is de MijnOmgeving ook opgezet om koppelingen te realiseren met anders software oplossingen zoals boekhoudsoftware voor de facturatie, Google Maps om reiskosten te berekenen of Mollie als betaaldienst om sporters direct de wedstrijdinschrijving te laten afrekenen.


Safety by Design

De AVG wetgeving heeft in 2018 voor organisaties in Nederland belangrijke bepalingen opgesteld om rechtmatig om te gaan met persoonsgegevens. Die bepalingen zijn ten alle tijden meegenomen in alle keuzes (by design) om een platform te realiseren dat voldoet aan de wetgeving en op niveau van rechten (by policy) is toegepast. Zowel op bondsbureau als op verenigingsniveau. En volledig uitwisselbaar op basis van je rol bij een organisatie.

Fasen

Om de organisatie mee te krijgen zijn er de volgende fasen gedefinieerd om de finish te bereiken.


1. Analyse & Inventarisatie
We beschrijving de mogelijke scenario’s, breakdown van handelingen die gepaard gaan met het huidige “Mijn” platform.

Afbakening functionaliteiten
De huidige omgeving kent een behoorlijk aantal administratieve functies waar je gezamenlijk harde keuzes over moet maken:

  • Welke functies zetten we door in het nieuwe platform?
  • Welke functies niet door en communiceren we met de achterban?
  • Welke functies zetten we op de backlog om later aandacht te geven?

2.Ontwerp & ontwikkeling

Normalisatie Database
Ontwikkeling van een genormaliseerde relationele database die de basis vormt voor het functioneel ontwerp, kijkend naar transities van in- en output.

Functioneel Ontwerp
Ontwikkeling van vorm en functie vanuit verschillende scenario’s en datastromen om UX/UI design uit te voeren.

Ontwikkeling API
Voor intern en extern gebruik, om vorm en functie van elkaar gescheiden te houden. Resultaat is een openbaar beschreven API met verschillende toegangsrollen op basis van flexibele “sjablonen”.

Ontwikkeling Middleware
Enkele quick-wins worden gerealiseerd door gebruik van MiddleWare om de oude database/ structuur te koppelen aan het nieuw te ontwikkelen platform/api.


3. Ontwikkeling & deliverables

Openbare API
Volledig beschreven API met voorbeeldregels om gebruikers/externe partijen handvaten te geven om zelf software te ontwikkelen.

MijnOmgeving
Een web app voor kalender, uitslagen en basis dashboard mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld aanmelden voor wedstrijden, opstellen van teams en aanschaffen van licentie.

Scan&Go App
Een interne (ipad) applicatie voor de jury/organisatie om (dag)inschrijving te stroomlijnen

Webshop voor trainingen en cursussen
Bekijk case KNWU Campus


4. Onderhoud & implementatie

Technische implementatie; keuze VPS en geografische ligging tbv wetgeving, keuzes versie/serverbeheer en issuetracking.

Onderhoud
Op basis van de functies is het raadzaam om een onderhoudscontract af te sluiten, voor bugs en kleine aanpassingen.


Visie

Opgesomd denken wij dat een bond de volgende kanskaarten moet aanpakken om een bond als een service op te zetten.

1.  Minder regelgeving, Meer transparantie
2. Open-platform
3. Toegankelijk en vooruitstrevende organisatie
4. IT in het hart van de organisatie

De ontwikkeling van het platform wat door ons is ontwikkeld samen met de KNWU en de NTB heeft als uitgangspunt om te zorgen voor uniformiteit en deelbaarheid binnen andere takken van sport.

Concreet betekent dat, dat er vooral gekeken is naar overeenkomsten en verschillen en daarin zijn afwegingen gemaakt op basis bedrijfsprocessen en toekomstbestendigheid. Aangezien de rol van de sportbonden steeds meer verschuift naar dienstverlening is de invulling van werkzaamheden ook steeds meer gericht op faciliteren van de externe markt.

Successen

Inmiddels hebben voor de KNWU (Koninklijke Nederlandse Wielerunie) en de NTB (Nederlandse Triathlonbond) een Mijn omgeving opgezet om de kerntaken van een bond te ondersteunen. Wil je meer weten of de invulling van mijntriathlonNL, bekijk de digitale transformatie van de NTB.

Zin om weer te fietsen of te sporten?
Bekijk de fietsevenementen in MijnKNWU (om gebruik te maken moet je een gratis account aanmaken) of de triathlons op de kalender van de NTB.

Wil je graag dieper in de materie?

Stuur Andries een e-mail op andries@konstruktiv.nl of bekijk het werk voor de NTB.